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Políticas de privacidad

INTRODUCCIÓN

INTERFISICA LTDA, es una empresa enfocada en comercialización, desarrollo e implementación de soluciones integrales para el manejo de equipos de fisioterapia y de rehabilitación.

 

En desarrollo del enfoque corporativo, recibe información personal de diversos titulares, tales como clientes, proveedores y empleados que apoyan la gestión empresarial. La empresa es respetuosa de los datos personales de los Titulares, por ello buscará informar de manera suficiente y oportuna a las personas sobre los derechos que tienen en su calidad de Titulares de la información.

 

La empresa pondrá a disposición de los Titulares de datos personales, los canales y medios necesarios para que puedan ejercer sus derechos.

 

 

 

 

CAPÍTULO I

ASPECTOS GENERALES

DERECHO DE HABEAS DATA

 

El artículo 15 de la Constitución Política establece el Derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas. Asimismo, y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este Derecho comprende otras facultades como las de autorizar el Tratamiento, incluir nuevos datos o excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo.

 

El 17 de octubre del año 2012 se expidió la Ley Estatutaria 1581 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales”, que desarrolla el Derecho de Hábeas Data en todos los ámbitos en los que no exista una norma especial que regule un caso específico como el habeas data financiero. De tal manera, que cualquier Titular de datos personales tiene unos derechos sobre la información que de sí mismo ha sido recolectada en cualquier base de datos o archivo, administrado por entidades privadas o públicas. Bajo esta Ley Estatutaria es Titular solamente la persona natural.

 

En este marco jurídico, también es relevante el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013, que reglamentó parcialmente la Ley 1581 de 2012.

OBJETO

 

La Política y los procedimientos previstos en este Manual buscan desarrollar de manera suficiente el derecho constitucional al Hábeas Data que tienen todas las personas respecto de las cuales la empresa dé tratamiento de la información.

 

Igualmente, los datos personales de contacto de usuarios cuando vayan a ser utilizados para fines del objeto social serán tratados siguiendo las previsiones y mandatos legales y reglamentarios vigentes.

 

ÁMBITO DE APLICACIÓN

 

INTERFISICA LTDA, como Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, utilizará este Manual para fijar los principios y bases fundamentales sobre las cuales se llevará a cabo el Tratamiento de datos personales que realice en el desarrollo de su objeto social.

 

Así mismo, mediante este Manual se pretende establecer los procedimientos internos que deberán llevarse a cabo para el tratamiento adecuado de los datos personales.

ALCANCE

 

Este manual aplica para la recolección, almacenamiento y administración de datos que se reciban de cualquier persona natural, entre los cuales se encuentran, los clientes, proveedores, contratistas, asesores independientes, consultores, colaboradores y en general de todas las personas naturales titulares de los datos personales objeto de tratamiento.

 

DEFINICIONES.

 

Con el fin de que los destinatarios de esta política tengan claridad sobre los términos utilizados a lo largo de la misma, a continuación, se describen los siguientes conceptos:

 

Autorización: Consentimiento, previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas. Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de archivos.

 

Dato personal: Toda información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

 

Dato semiprivado: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere la Ley Estatutaria 1266 de 2008.

 

Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Algunos ejemplos son los relativos al estado civil de las personas, los que consten en documentos públicos, en sentencias ejecutoriadas, los referidos a la profesión u oficio, a la calidad de servidor público o comerciante, y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Estos datos por su naturaleza pueden estar contenidos en registros públicos, gacetas y boletines oficiales, entre otros.

 

Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso o circulación.

 

CAPITULO II

PRINCIPIOS RECTORES

 

Es un compromiso de INTERFISICA LTDA, el entender y desarrollar de manera armónica los principios establecidos en las normas vigentes relativas al tratamiento de datos personales. Para tal efecto, dicho tratamiento se regirá por los siguientes principios:

 

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

 

INTERFISICA LTDA, en desarrollo del principio de legalidad velará porque los datos sean adquiridos, tratados y manejados de manera lícita.

 

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

 

En los casos en que INTERFISICA LTDA, actúe como Responsable del Tratamiento, es decir, cuando se esté frente a un Titular que va a adquirir la calidad de Cliente o Usuario o ya la tiene, le informarán a éste de manera clara, suficiente y previa acerca de la o las finalidades de la información a ser suministrada. En el evento en que la finalidad cambie o se modifique de tal manera que el Titular de forma razonable no lo espere, le informarán a éste previamente, con el fin de obtener de nuevo su consentimiento.

 

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releven el consentimiento.

INTERFISICA LTDA, respetará la libertad que tiene el Titular para autorizar o no el uso de sus datos personales, y en consecuencia, los mecanismos que utilicen para obtener el consentimiento le permitirán al Titular manifestar de manera inequívoca que otorga tal autorización.

 

Igualmente, informarán al Titular acerca del Tratamiento que le darán a sus datos, de tal manera que para éste sea claro que si su voluntad es contratar el servicio ofrecido debe aportar información veraz y actualizada.

 

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y de la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.

 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

 

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma;

 

Necesidad y proporcionalidad: Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, informadas al titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.

En desarrollo del principio de proporcionalidad, INTERFISICA LTDA, recaudará los datos que sean estrictamente necesarios para llevar a cabo las finalidades perseguidas y los conservarán por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad con que se han registrado, observando en todo momento los términos especiales establecidos por la ley en aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

 

Temporalidad o caducidad: El período de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado;

 

Interpretación integral de Derechos Constitucionales: La interpretación de los derechos de los titulares deberá efectuarse de tal manera que se encuentre amparada adecuadamente los Derechos Constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás Derechos Constitucionales aplicables.

 

CAPÍTULO III

TRATAMIENTO DE LOS DATOS SENSIBLES, DERECHOS DE LOS TITULARES E IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

 

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES

 

INTERFISICA LTDA, considera de gran importancia acoger, materializar y reconocer la existencia, alcance y contenido del concepto de dato sensible.

 

De conformidad con la Ley, los datos sensibles son aquellos cuyo uso indebido puede generar la discriminación o marginación de su Titular, tales como:

 

  • El origen racial o étnico del Titular.
  • La orientación política del Titular.
  • Las convicciones religiosas o filosóficas del Titular.
  • La pertenencia a sindicatos, ONG, Organizaciones de Derechos Humanos, que promuevan intereses políticos o grupos de oposición.
  • Información relativa a la salud del Titular.
  • La inclinación sexual del Titular.
  • Datos biométricos del Titular.

 

INTERFISICA LTDA, se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley y solo tratará este tipo de datos cuando sea indispensable para el desarrollo de su actividad y dicho tratamiento se encuentre en alguna de las excepciones legales a la prohibición:

  • El Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
  • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
  • El Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
  • El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.

 

En cuanto al tratamiento de los datos personales de menores de edad, siguiendo los lineamientos establecidos por la Corte Constitucional, serán tratados de ser necesario para la protección de un derecho fundamental del menor.

 

De ser tratados datos personales de los menores de edad, éstos tendrán derecho a que sus datos sean tratados de manera prevalente, con especial atención a su condición especial y con sujeción a su interés superior y respeto a sus derechos fundamentales. Igualmente, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto y a ser escuchados al momento de otorgar la autorización para el tratamiento de sus datos.

 

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE SUS DATOS Y DEBER DE INFORMACIÓN

 

INTERFISICA LTDA, siempre que vaya a realizar Tratamiento de datos personales, requerirá la autorización previa o concurrente e informada del Titular. La mencionada autorización debe ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, ya sea un medio físico o electrónico.

 

La empresa, no requerirá de la autorización del Titular para el Tratamiento cuando se trate de:

 

  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • El Tratamiento de datos se realice para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

Al momento de solicitar la autorización del Titular, INTERFISICA LTDA,

le informará de manera clara y expresa:

 

  • El Tratamiento de los datos y su finalidad.
  • Si se trata de datos sensibles o de menores, el derecho a decidir si se suministra o no la información solicitada.
  • Los derechos que le asisten como Titular.
  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

 

INTERFISICA LTDA, conservará copia y prueba del cumplimiento del deber de información, así como del cumplimiento del deber de solicitar la autorización del Titular.

DERECHOS DE LOS TITULARES

 

Al cumplir el deber de información, INTERFISICA LTDA, informará de modo expreso a los Titulares los derechos que tienen con relación al tratamiento de sus datos personales.

 

Los derechos del titular de los datos son:

 

  1. Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  2. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento.
  3. Derecho a solicitar información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.
  4. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
  5. Derecho a revocar la autorización otorgada o la supresión de los datos.
  6. Derecho a acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Los textos de las autorizaciones al ser puestos a disposición de los Titulares de los datos, serán claros, e indicarán tanto los requisitos establecidos por la Ley 1266 de 2008, cuando corresponda, como por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Por lo anterior, se procurará reseñar de manera separada lo pertinente a ambas regulaciones, de tal manera que no haya lugar a confusión por parte del Titular sobre los derechos que le asisten bajo cada una de ellas.

 

BASES DE DATOS.

 

Actualmente, INTERFISICA LTDA, ha identificado las siguientes bases de datos:

 

  1. De Clientes Actuales.
  2. De Clientes sin relación comercial vigente.
  3. De Proveedores.
  4. De Empleados.
  5. De Ex empleados.

 

Estas bases de datos y cualquiera que se llegue a crear en ejercicio de su actividad, serán tratadas de conformidad con la legislación vigente al igual que registradas en la plataforma de la Superintendencia de Industria y Comercio, dando estricto cumplimiento a los derechos de los titulares.

FINALIDAD DE LA INFORMACION RECOLECTADA

 

Las bases de datos de clientes actuales y clientes sin relación comercial vigente tienen como finalidad utilizar los datos para la debida prestación del servicio por parte de INTERFISICA LTDA, así como el fortalecimiento de canales de comunicación comercial en beneficio de los titulares.

 

La base de datos de Proveedores persigue tener información actualizada, sólida y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de Proveedores o quisieran tenerla con el fin de cumplir con las obligaciones que se deriven de la relación comercial.

 

La base de datos de empleados, busca tener actualizada la información con el fin de que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada.

 

La base de datos de empleados retirados tiene la finalidad de mantener un historial de las personas naturales que han estado vinculadas laboralmente a la empresa y se conservan durante el término establecido por la ley laboral.

 

TÉRMINO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

 

Los datos personales se conservarán durante el tiempo en que se realice el tratamiento de los mismos de conformidad con la finalidad de cada base de datos y atendiendo los principios de necesidad, razonabilidad, caducidad y temporalidad. Adicionalmente, se tienen en cuenta las normas relativas a la conservación de información documental.

 

CANALES DE COMUNICACIÓN PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS

 

INTERFISICA LTDA, establece como canales de comunicación con los Titulares:

 

Correo electrónico: gerencia@interfisica.com

Dirección Física: Calle 45 No. 9-02 Bogotá D.C.

 

La persona responsable del tratamiento de los datos personales dentro de la sociedad es DIEGO VALLECILLA POSADA.

 

Adicionalmente, la Política de Tratamiento de datos personales y el Aviso de Privacidad serán publicadas en la página web de la entidad, de tal manera que cualquier titular pueda tener acceso a ella.

CAPITULO IV

OBLIGACIONES

 

DEBERES DE INTERFISICA LTDA, EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

En los casos en que INTERFISICA LTDA, tenga la calidad de responsable del tratamiento de datos personales, tendrá los siguientes deberes:

 

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

 

  1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

 

  1. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

 

  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

  1. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

 

  1. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

 

  1. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

 

  1. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

 

  1. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  2. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

 

  1. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

 

  1. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

 

  1. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

  1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. Cualquier otra obligación que se derive de la ley, los decretos reglamentarios o cualquier normatividad vigente.

 

DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

En los casos en que INTERFISICA LTDA, tenga la calidad de encargado del tratamiento de datos personales, tendrá los siguientes deberes:

 

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

  1. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

 

  1. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

 

  1. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

 

  1. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

 

  1. Contar con un registro de reclamos y categorizar con la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley; y con “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

 

  1. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

 

  1. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

 

  1. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

 

  1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. Cualquier otra obligación que se derive de la ley, los decretos reglamentarios o cualquier normatividad vigente.

 

CONCURRENCIA DE CALIDADES DE RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

 

En el evento en que concurran la calidad de responsable y encargado en INTERFISICA LTDA, la entidad cumplirá con los deberes consagrados para el responsable y para el encargado del tratamiento de datos personales.

 

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

INTERFISICA LTDA, adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento.

 

Razón por la cual, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, de forma enunciativa:

 

  • Establecimiento de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados que van más allá de la duración misma del contrato.
  • Implementación de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica.
  • Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad vigente.
  • Adopción de sistemas de seguridad de firewalls y detección de accesos no autorizados.
  • Monitoreo periódico de actividades sospechosas y mantenimiento físico y electrónico de las bases de datos.
  • Restricción interna de acceso a las bases de datos solo al personal autorizado.

CAPÍTULO V

PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

CONSULTAS

 

Los Titulares o sus causahabientes, por sí mismo o por medio de apoderado, podrán consultar la información que de éste repose en las bases de datos administradas por INTERFISICA LTDA.

 

Los Titulares deberán acreditar su identidad adjuntando copia de la cédula a la solicitud escrita que presenten.

 

Los causahabientes deberán acreditar dicha calidad adjuntando el registro civil de nacimiento del causante y del causahabiente, el registro civil de defunción y copia de su documento de identidad. También se podrá acreditar la calidad por medio de copia de la escritura que apertura la sucesión, auto en el cual se reconozcan los herederos o copia del testamento, siempre presentando el documento de identidad.

 

Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad.

 

Una vez que INTERFISICA LTDA, reciba la solicitud de información, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado, si encontrare alguna diferencia entre estos dos datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare.

 

Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular encuentra que hay conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.

 

En el evento en que INTERFISICA LTDA, considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al Titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

RECLAMOS

 

El Titular o sus Causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por INTERFISICA LTDA, debe ser sujeta de corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento por parte de ésta o de alguno de sus Encargados, podrán presentar un reclamo ante o el Encargado.

 

El reclamo se formulará ante por medio de un correo electrónico enviado a gerencia@interfisica.com acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.

 

La calidad de causahabiente y apoderado se deberá demostrar conforme fue explicado en el punto anterior.

 

Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

 

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En el caso en que INTERFISICA LTDA, o el encargado a quien se dirija no sea el competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

INTERFISICA LTDA, utilizará un correo electrónico único para estos efectos de tal manera que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación de recibido correspondiente.

 

Si INTERFISICA LTDA, no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al Titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Una vez recibido el reclamo completo, se debe realizar una base de datos de reclamos donde se encuentra el nombre del titular y clasificar con la leyenda “reclamo en trámite”, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles.

 

El término máximo para responder el reclamo es de 15 días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 

 

CAPITULO VI

 

PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO DE DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO REGLAMENTARIO

 

  1. Los responsables solicitarán la autorización de los titulares para continuar con el tratamiento de sus datos personales, a través de mecanismos eficientes de comunicación, así como poner en conocimiento de estos las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos.
  2. Para tal efecto se remitirá correo electrónico informando a los titulares lo previsto en el numeral 1.
  3. Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir del envío de la comunicación descrita en el numeral 2, el titular no ha contactado al responsable o encargado para solicitar la supresión de sus datos personales, el responsable y el encargado podrán continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de tratamiento de la información puesta en conocimiento de los titulares mediante correo electrónico, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

 

 

CAPITULO VII

PROCEDIMIENTO PARA REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

 

  1. Los titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.
  2. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  3. La solicitud se formulará ante INTERFISICA LTDA,
  4. por medio de un correo electrónico enviado a gerencia@interfisica.com acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción de la solicitud, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.
  5. Se dará respuesta por correo electrónico al titular en un máximo de 15 días hábiles después de recibida la solicitud.

 

QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

 

El Titular, Causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo, con el responsable de la información, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio a formular una queja.

 

LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE

 

Es importante reiterar que las actividades que desarrolla INTERFISICA LTDA,

son reguladas, por la Superintendencia de Industria y Comercio. Así mismo, en materia de administración de datos personales se aplicará la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y en lo que corresponda la ley 1266 de 2008 referida a los datos de carácter financiero y crediticios y consulta y reporte a centrales de riesgo. Y los demás que la reglamenten.

 

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

Esta Política de Tratamiento de la información empezó a ser desarrollada en el mes de octubre de 2016 y fue publicada el día 1 de noviembre de 2016. Las áreas de especialmente impactadas fueron informadas de estas disposiciones de manera previa a su publicación, e INTERFISICA LTDA, realizó un trabajo colectivo orientado a difundir los aspectos relevantes de esta nueva normativa. Este trabajo de cultura, educación e información se seguirá adelantando a lo largo de la vigencia de la nueva Ley.

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